Начиная с 1 сентября 2026 года, все транспортные накладные при осуществлении коммерческих грузоперевозок должны оформляться в электронном формате. Данное требование закреплено Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
В Минтрансе пояснили ключевой принцип перехода: документооборот, инициированный в бумажном виде, завершается также на бумаге, а начатый в электронной форме — заканчивается электронно. Одновременно использовать обе формы в рамках одной перевозки запрещено. До 1 марта 2027 года штрафные санкции за бумажные документы применяться не будут — до указанного срока инспекторы ограничиваются устными замечаниями вместо составления протоколов. После этой даты ЭТрН должны стать стандартом для всего рынка перевозок, включая АПК.
Разберем по пунктам, что нужно сделать аграриям.
Шаг 1. Установите необходимость оформления ЭТрН
Единственный критерий — наличие договора перевозки с контрагентом.
Когда предприятие доставляет зерно на элеватор собственным автопарком без заключения договора перевозки — ЭТрН не требуется. Обязательный электронный путевой лист с 1 сентября на сельскохозяйственные перевозки не распространяется. Единственное исключение — виноградарские хозяйства и производители винной продукции: для транспортировки алкогольной и спиртосодержащей продукции электронный путевой лист обязателен, даже при использовании собственного транспорта.
При привлечении стороннего перевозчика на основании договора перевозки — электронная накладная обязательна. При этом создавать отдельную ЭТрН на каждую партию не требуется. Если несколько партий перевозятся в одном транспортном средстве от одного грузоотправителя одному грузополучателю из одного пункта погрузки в один пункт выгрузки, допускается оформление единой накладной.
Шаг 2. Оформите усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП)
Для работы с ЭТрН необходима только квалифицированная электронная подпись. Она обладает юридической силой, эквивалентна собственноручной подписи, и признаётся государственными информационными системами, в том числе ГИС ЭПД. В ЭТрН подпись проставляется УКЭП организации либо УКЭП сотрудника совместно с машиночитаемой доверенностью (МЧД).
ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов, представляющая собой централизованную цифровую платформу, где аккумулируются данные о грузовых перевозках в электронном формате.
Шаг 3. Подготовьте машиночитаемые доверенности для персонала
Если подписывать ЭТрН будет не руководитель, а логист, диспетчер, кладовщик или начальник тока — на каждого такого работника необходимо оформить машиночитаемую доверенность (МЧД). Без доверенности сотрудники не смогут визировать электронные перевозочные документы от имени компании своей УКЭП физлица. Рекомендуется провести инвентаризацию персонала и своевременно выдать МЧД.
Шаг 4. Подберите оператора ИС ЭПД
Электронный обмен осуществляется не напрямую с ГИС ЭПД, а через оператора, внесённого в реестр Минтранса. Реестр опубликован на официальном сайте Минтранса России и регулярно обновляется — перед выбором оператора сверяйтесь с актуальной информацией на сайте, а не только с приведённым ниже списком.
Операторы, подключённые к ГИС ЭПД (по реестру Минтранса на 03.09.2026):
- АО «Калуга Астрал»
- АО «ПФ «СКБ Контур»
- ООО «Эдивеб»
- ООО «Такском»
- ООО «СберКорус»
- ООО «Компания «Тензор»
- ООО «Эвотор ОФД»
- ООО «ФораПром»
- ООО «Айтиком»
- ООО «ОПЕРАТОР-ЦРПТ»
- АО «Точка»
- ООО «НТСсофт»
- АО «Энергетические системы и коммуникации»
- АО «НИИАС»
- ООО «АТИ-Доки» (в процессе подключения)
- АО «НТЦ СТЭК» (в процессе)
Шаг 5. Адаптируйте учётную систему
Электронная транспортная накладная включает 9 титулов — отдельных файлов обмена, которые последовательно заполняют и визируют участники перевозки. Четыре обязательны для любой перевозки: инициация (Т1), погрузка (Т2), выгрузка грузополучателем (Т3), выгрузка перевозчиком (Т4).
Остальные пять применяются по необходимости: например, титулы 5–6 фиксируют стоимость перевозки, титул 7 — переадресовка (подписывает перевозчик), титул 8 — замена транспортного средства или водителя, титул 9 — указание о переадресовке от грузоотправителя. Точный набор опциональных титулов и их нумерация могут незначительно отличаться в интерфейсе конкретного оператора ЭДО — при настройке сверьтесь с документацией выбранного оператора.
Создаёт ЭТрН грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Формат утверждён ФНС России, обмен осуществляется XML-файлами через оператора, далее — в ГИС ЭПД.
Шаг 6. Решите проблему с массой груза при отсутствии весов
На поле весы отсутствуют — это основная практическая сложность для аграриев. Форма накладной прямо предусматривает метод «расчетная масса груза» (приложение № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, постановление Правительства РФ от 21.12.2020 № 2200). Расчётный метод по объёму кузова и насыпной плотности применяется в АПК уже десятилетиями.
Внесите массу в ЭТрН с пометкой «масса определена расчетным методом» в поле «Особые отметки». Расчётная масса при погрузке и фактическая масса при приёмке — это два различных реквизита одного документа. Их расхождение само по себе не является дефектом накладной и не требует её исправления.
Шаг 7. Обеспечьте работу при отсутствии интернета
Минтранс утвердил порядок действий при нештатных ситуациях, когда допустима бумажная транспортная накладная или QR-код на подготовленную электронную.
Отсутствие интернета в точке погрузки
Водители, находящиеся в рейсе без интернета, могут предъявлять заранее распечатанный или сохранённый на телефоне QR-код электронной транспортной накладной, рассказал в интервью ТАСС заместитель министра транспорта РФ Борис Ташимов.
Важное уточнение Минтранса: слабый, а не полностью отсутствующий интернет-сигнал в отдельных точках сам по себе не считается основанием для перехода на бумагу.
Порядок для водителя:
- Пока есть связь — перед каждым рейсом сформировать и подписать ЭТрН в приложении оператора, сохранить QR-код на телефон (или распечатать) как резерв на случай пропажи сети в пути;
- Если связь пропала на месте — показать сохранённый код; интернет для этого не нужен;
- Если код предъявить нельзя (телефон разрядился, бумажной копии нет) и связи для повторного формирования документа тоже недостаточно — как исключение оформить накладную на бумаге;
- Зафиксировать обстоятельства перехода на бумагу (время, место, что произошло) и сообщить о них диспетчеру или контрагенту — это упростит дальнейшую сверку;
- Как только связь восстановится — убедиться в приложении оператора, что документ отправлен и статус обновился; сохранённые файлы и QR-коды не удалять до подтверждения доставки;
Действия при введении режима ЧС или повышенной готовности
Если на территории проведения перевозки официально введён режим повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, допускается использование бумажной накладной. Основанием могут служить паводок, засуха, пожары или другие природные чрезвычайные ситуации (аналогичное правило действует при чрезвычайном или военном положении, а также режиме контртеррористической операции).
Когда предприятие осуществляет деятельность в районе с таким режимом — к примеру, из-за сложных погодных условий в период уборочной кампании, — использование бумажного формата правомерно на протяжении всего срока действия режима. Оформлять отдельный акт, как в случае сбоя интернет-соединения, не нужно — достаточно иметь решение регионального оперативного штаба или комиссии по чрезвычайным ситуациям.
Шаг 8. Синхронизируйте ЭТрН с ФГИС «Зерно»
Транспортировка зерна требует одновременного соблюдения норм транспортного законодательства и отраслевых регламентов. Следует учитывать, что транспортный электронный документооборот не подменяет работу в системе ФГИС «Зерно».
В соответствии с правилами работы ФГИС «Зерно», СДИЗ (сопроводительный документ идентификации зерна) должен быть оформлен в системе не позже дня начала перевозки. Документ формирует товаропроизводитель, услуга предоставляется бесплатно. Указание номера СДИЗ в ЭТрН обязательно.
Перевозки внутри хозяйства: случаи, когда ЭТрН не оформляется
Вариант 1: Перемещение собственного груза между подразделениями одной организации (поле — ток, ток — склад)
В данной ситуации транспортная накладная не требуется. Минтранс разъясняет: когда компания применяет собственный транспорт без заключения договора перевозки, необходимость в ЭТрН отсутствует. Ситуация, при которой грузоотправитель и получатель груза — одно лицо, входит в число исключений: при отсутствии договора перевозки с третьей стороной транспортная накладная составляется в бумажной форме.
Вариант 2: Доставка собственного товара покупателю в рамках договора поставки
Когда расходы на доставку входят в стоимость товара и не выделяются отдельной строкой — договор перевозки не заключается, ЭТрН не оформляется. Факт перемещения подтверждается путевым листом. В случае, когда стоимость доставки указывается отдельно от цены товара — формируется смешанный договор, включающий элементы перевозки, что требует оформления транспортной накладной.
Вариант 3: Транспортировка чужого груза собственным транспортом без договора
При возмездном характере услуги и наличии признаков договора перевозки — ЭТрН обязательна. Наиболее безопасный вариант — либо заключить договор, либо отказаться от оказания услуги.
Путевой лист требуется при движении по дорогам общего пользования. Однако для сельскохозяйственных перевозок электронная форма путевого листа не является обязательной — статья 6 закона № 259-ФЗ не содержит требования об электронной форме, соответствующие поправки не вносились.
СДИЗ не требуется при перевозке зерна с поля до места хранения собственника в уборочный период, а также при перемещении зерна без смены собственника (между элеваторами, при подработке или обработке).
Памятка для агрария:
- Установить наличие договора перевозки с контрагентом — если его нет, ЭТрН не требуется;
- Оформить УКЭП на юридическое лицо;
- Подготовить МЧД для сотрудников, уполномоченных подписывать ЭТрН;
- Выбрать оператора ИС ЭПД из утверждённого реестра Минтранса;
- Адаптировать учётную систему для работы с титулами ЭТрН;
- Внедрить расчётный метод определения массы груза;
- Обеспечить интеграцию ЭТрН с ФГИС «Зерно» при транспортировке зерна;
- Предоставить водителям смартфоны — ЭПД предъявляется в пути с мобильного устройства.
Санкции за отсутствие ЭТрН
Специальная статья КоАП, предусматривающая ответственность именно за отсутствие электронной (в отличие от бумажной) транспортной накладной, на текущий момент отсутствует. В ходе дорожных проверок применяется общая норма части 2 статьи 12.3 КоАП: предупреждение либо штраф в размере 500 рублей. Санкция накладывается на водителя, а не на организацию. До 1 марта 2027 года даже данное наказание на практике заменяется устным замечанием при наличии у водителя бумажной накладной.
Однако это не следует трактовать как полную безопасность отсутствия ЭТрН для бизнеса:
- Риск операционных сбоев. Контрагент, работающий через ГИС ЭПД, вправе не принять бумажный документ и не закрыть рейс до подписания электронного титула — это ведёт к задержкам оплаты и конфликтным ситуациям с партнёрами.